4.8 Huitième principe — Transparence

Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

4.8.1

Les organisations doivent faire preuve de transparence au sujet de leurs politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Une personne doit pouvoir obtenir sans efforts déraisonnables de l’information au sujet des politiques et des pratiques d’une organisation. Ces renseignements doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible.

4.8.2

Les renseignements fournis doivent comprendre :

• a) le nom ou la fonction de même que l’adresse de la personne responsable de la politique et des pratiques de l’organisation et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;

• b) la description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède l’organisation;

• c) la description du genre de renseignements personnels que possède l’organisation, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés;

• d) une copie de toute brochure ou autre document d’information expliquant la politique, les normes ou les codes de l’organisation; et

• e) la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations connexes (par exemple, les filiales).

4.8.3

Une organisation peut rendre l’information concernant sa politique et ses pratiques accessibles de diverses façons. La méthode choisie est fonction de la nature des activités de l’organisation et d’autres considérations. Par exemple, une organisation peut offrir des brochures à son établissement, poster des renseignements à ses clients, offrir un accès en ligne ou établir un numéro de téléphone sans frais.