4.5 Cinquième principe — Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

4.5.1

Les organisations qui se servent de renseignements personnels à des fins nouvelles doivent documenter ces fins (voir article 4.2.1).

4.5.2

Les organisations devraient élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation. On doit conserver les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise. Une organisation peut être assujettie à des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation.

4.5.3

On devrait détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels dont on n’a plus besoin aux fins précisées. Les organisations doivent élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures régissant la destruction des renseignements personnels.

4.5.4

Ce principe est étroitement lié au principe du consentement (article 4.3), à celui de la détermination des fins auxquelles la collecte est destinée (article 4.2), ainsi qu’à celui de l’accès individuel (article 4.9).