4.1 Premier principe — Responsabilité

Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.

4.1.1

Il incombe à la ou aux personnes désignées de s’assurer que l’organisation respecte les principes même si d’autres membres de l’organisation peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D’autres membres de l’organisation peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la ou des personnes désignées.

4.1.2

Il doit être possible de connaître sur demande l’identité des personnes que l’organisation a désignées pour s’assurer que les principes sont respectés.

4.1.3

Une organisation est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. L’organisation doit, par voie contractuelle ou autre, fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.

4.1.4 

Les organisations doivent assurer la mise en oeuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris :

• a) la mise en oeuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels;

• b) la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;

• c) la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de l’organisation; et

• d) la rédaction des documents explicatifs concernant leurs politiques et procédures.