Extraits pertinents :

[2] La plaignante reproche à l’entreprise d’avoir recueilli des renseignements personnels qui n’étaient pas nécessaires à cette évaluation et d’avoir mis fin à sa période de formation pour ce poste au motif qu’elle a refusé d’autoriser l’entreprise à procéder à une enquête à son sujet.

Les faits 

[5] Lors de cette rencontre, la plaignante fait part de son intérêt à poursuivre la formation et travailler au sein de l’entreprise. La responsable des ressources humaines lui demande alors de compléter certains documents nécessaires pour son embauche. Elle lui mentionne qu’elle sera intégrée à l’horaire de travail de l’été.

[6] La plaignante complète les documents remis par l’entreprise à l’exception du formulaire de consentement visant à autoriser « Rapide Investigation » à faire, au nom de l’entreprise, une enquête à son sujet. Elle explique qu’elle a communiqué à l’entreprise plusieurs renseignements, dont son numéro d’assurance sociale (NAS) et le nom et les coordonnées de trois références, informations suffisantes à son avis pour faire enquête à son sujet en lien avec l’emploi convoité.

[9] Dans le cadre de l’enquête, l’entreprise ne conteste pas ces faits. Elle précise qu’elle a demandé à la plaignante, à la suite de son entrevue, de remplir le formulaire de consentement afin de lui permettre de procéder à diverses vérifications, incluant l’obtention d’informations relatives à son dossier de crédit, à ses antécédents judiciaires et auprès de références d’emplois antérieurs. Elle soutient que le numéro d’assurance sociale et la date de naissance d’une personne sont nécessaires pour effectuer ces vérifications."

[12] Le formulaire utilisé s’intitule « Formulaire de consentement – autorisation d’obtenir et de transmettre des renseignements personnels (Loi 68) ». Il contient un espace visant à recueillir le nom et les coordonnées de la personne, son NAS, sa date de naissance, son numéro de permis de conduire (pour les postes nécessitant la conduite d’un véhicule). On y retrouve également des clauses de consentement à la communication et à la collecte de renseignements personnels auprès de tiers.

Analyse

[35] La plainte soulève des questions au sujet de divers aspects relatifs à la protection des renseignements personnels :

- La nécessité des renseignements personnels colligés au sujet des candidats à un poste au sein de l’entreprise;

- La conformité du formulaire de consentement utilisé par l’entreprise aux dispositions de la Loi sur le privé

- Le refus d’embauche de la plaignante au motif qu’elle a refusé de signer le formulaire de consentement.

[41] En vertu de l’article 5 de la Loi sur le privé, l’entreprise doit démontrer que les renseignements personnels qu’elle recueille sont nécessaires à l’objet du dossier constitué au sujet de la plaignante :

5. La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d'y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l'objet du dossier.
Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites.

[42] Cet article vise à minimiser l’atteinte à la vie privée en limitant la collecte de renseignements personnels par les entreprises aux seuls renseignements nécessaires à l’objet du dossier qu’elles constituent au sujet d’un individu.

[44] Ainsi, la plaignante qui souhaitait être embauchée au poste de secrétaireréceptionniste a été invitée à remplir le formulaire de consentement afin de permettre à l’entreprise d’obtenir des renseignements personnels à son sujet auprès de tiers :

6. La personne qui recueille des renseignements personnels sur autrui doit les recueillir auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers.

[46] En effet, la règle relative à la nécessité de la collecte des renseignements personnels est impérative et une entreprise ne peut y déroger, même avec le consentement de la personne concernée4 .

[48] Quant à l’interprétation du critère de nécessité que l’on retrouve à l’article 5 de la Loi sur le privé, dans l’affaire Laval (Société de transport de la Ville de) c. X5 , la Cour du Québec écarte les deux courants que l’on retrouvait dans la jurisprudence jusqu’alors, soit l’interprétation stricte et littérale fondée essentiellement sur le sens commun du terme « nécessaire » (requisindispensable) et l’interprétation relative et contextuelle large et libérale se rapportant plutôt à l’utilité du renseignement. Elle conclut qu’une « interprétation isolée, uniforme et figée du critère de nécessité » ou une « application technique » ne convient pas au contexte d’application d’une législation visant la protection des renseignements personnels. Elle propose d’interpréter ce critère à la lumière de la finalité poursuivie par l’organisme qui recueille des renseignements personnels :

[32] Cette exigence de finalité spécifique se retrouve d’ailleurs aux articles mêmes qui traitent du critère de nécessité, dans les deux lois de protection des renseignements personnels. En effet, la simple lecture de ces dispositions nous permet de constater qu’elles articulent une conception finaliste de la nécessité.

[33] Ce principe d’interprétation, voulant que la nécessité doit être évaluée relativement aux fins pour lesquelles un renseignement est requis, est conforme à la lettre et à l’esprit de la loi. Il ne s’agit pas de déterminer ce qu’est la nécessité en soi, mais plutôt de chercher, dans le contexte de la protection des renseignements personnels, et pour chaque situation, ce qui est nécessaire à l’accomplissement de chaque fin particulière pour laquelle un organisme public plaide la nécessité. […]

[49] La Cour rappelle ensuite l’objet des lois sur la protection des renseignements personnels, soit le droit au respect de la vie privée, un droit fondamental protégé par la Charte des droits et libertés de la personne et le principe voulant que les lois doivent être interprétées d’une manière qui favorise l’exercice des droits fondamentaux. Elle propose donc d’interpréter l’exigence de nécessité en la développant autour des deux volets du test élaboré par la Cour suprême dans l’arrêt Oakes bien que ce test vise plutôt à déterminer si une atteinte à un droit fondamental est justifiée dans le cadre d’une société libre et démocratique (articles 1 de la Charte canadienne des droits et libertés8 et 9.1 de la Charte québécoise) :

[44] […] Un renseignement sera donc nécessaire non pas lorsqu’il pourra être jugé absolument indispensable, ou au contraire simplement utile. Il sera nécessaire lorsque chaque fin spécifique poursuivie par l’organisme, pour la réalisation d’un objectif lié à ses attributions, sera légitime, importante, urgente et réelle, et lorsque l’atteinte au droit à la vie privée que pourra constituer la cueillette, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement sera proportionnelle à cette fin. Cette proportionnalité jouera en faveur de l’organisme lorsqu’il sera établi que l’utilisation est rationnellement liée à l’objectif, que l’atteinte est minimisée et que la divulgation du renseignement requis est nettement plus utile à l’organisme que préjudiciable à la personne. Autrement, le droit à la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels devra prévaloir.

[50] Dans le contexte du présent dossier, les renseignements personnels sont recueillis au stade de l’évaluation de la candidature d’une personne qui postule à certains emplois. Il est donc pertinent, dans le cadre de l’analyse de la nécessité de ceux-ci, de se référer à la Charte québécoise qui encadre également la collecte de renseignements personnels au moment du recrutement de candidats à un emploi :

18.1 Nul ne peut, dans un formulaire de demande d’emploi ou lors d’une entrevue relative à un emploi, requérir d’une personne des renseignements sur les motifs visés dans l’article 10 sauf si ces renseignements sont utiles à l’application de l’article 20 ou à l’application d’un programme d’accès à l’égalité existant au moment de la demande.

[52] Comme l’a indiqué la Cour suprême10, dans le domaine de l’emploi, l’objet de la Charte est « de mettre fin à une exclusion arbitraire basée sur des idées préconçues à l’égard de caractéristiques personnelles qui, tout en tenant compte du devoir d’accommodement, n’affectent aucunement la capacité de faire le travail ».

[54] Dans le contexte où la collecte de renseignements personnels vise à évaluer un candidat et à prendre une décision relative à son embauche, l’évaluation de la nécessité de cette collecte doit nécessairement tenir compte des principes établis par la Charte et par les tribunaux qui les ont interprétés+B916:B922" "63] L’entreprise n’a pas précisé quelle est l’exigence requise ou la qualité essentielle, propre au poste de secrétaire-réceptionniste, qui justifie la collecte de son dossier de crédit, bien qu’invitée à le faire par la Commission dans son avis du 25 juillet 2013.

[64] L’entreprise a mentionné dans ses correspondances que la personne occupant ce poste est en contact avec de l’argent, des bijoux et d’autres objets précieux. L’entreprise fait aussi allusion au fait qu’elle a accès à des renseignements confidentiels.

[65] La Commission en déduit que l’entreprise veut s’assurer de la probité, de la discrétion et de l’honnêteté du candidat. Cet objectif est réel et important selon le test proposé par la Cour du Québec dans l’affaire Laval.

[67] L’entreprise n’a pas expliqué en quoi le dossier de crédit allait influencer sa décision d’embaucher ou non une personne au poste de secrétaireréceptionniste.

[68] Le dossier de crédit d’une personne permet à une entreprise de connaître son comportement passé en matière de crédit et constitue un des éléments qui peut être pris en compte dans l’évaluation de sa solvabilité

[69] La Commission s’interroge sur la nature des conclusions que peut tirer l’entreprise dans l’évaluation de la candidature d’une personne à partir des informations contenues à son dossier de crédit. La plaignante ne désirait pas obtenir du crédit de l’entreprise, mais un emploi. En quoi le dossier de crédit d’une personne est-il en lien avec l’objectif poursuivi par l’entreprise, soit s’assurer de la probité, de l’honnêteté et de la discrétion d’un candidat?

[71] Pour sa part, la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse a déjà soulevé certaines questions relatives à la collecte de ces renseignements au stade de la préembauche et invité les employeurs à ne pas procéder à des enquêtes de crédit13. Elle souligne entre autres que le lien entre le dossier de crédit d’un candidat et un emploi éventuel semble discutable, voire contestable et susceptible d’entraîner une discrimination fondée sur la condition sociale.

[73] Ainsi, les éléments soumis par l’entreprise ne permettent pas à la Commission de conclure à la nécessité de la collecte du dossier de crédit pour l’évaluation d’un candidat au poste de secrétaire-réceptionniste. L’entreprise n’a pas démontré l’existence d’un lien rationnel entre la collecte du dossier de crédit d’un candidat à ce poste et les tâches qu’il doit exécuter. Elle doit donc cesser la collecte de ces renseignements et cesser d’exiger le consentement du candidat afin de les recueillir auprès d’un tiers.

[74] La Commission ajoute, à la lumière de ce qui précède, qu’elle s’interroge également sur la nécessité pour l’entreprise de recueillir le dossier de crédit d’un candidat aux autres postes qu’elle a identifiés dans ses observations. Elle invite donc l’entreprise à revoir son processus d’embauche et à s’interroger sur la nécessité de recueillir le dossier de crédit de tout candidat à un emploi.

[76] En vertu de l’article 1 de la Loi sur le privé, les renseignements qui ont un caractère public en vertu de la loi ne sont pas soumis aux règles relatives à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels établis par cette loi :[...]

[77] Selon les faits au présent dossier, la Commission comprend que l’entreprise ne recueille que l’information accessible au public contenue aux plumitifs judiciaires, c’est-à-dire les registres informatisés de l'historique des différents dossiers judiciaires de natures civile, criminelle et pénale qui se trouvent aux différents greffes des cours de justice.

[78] Ces renseignements ont un caractère public, notamment en vertu de l’article 23 de la Charte québécoise et du principe de la publicité des débats judiciaires qui inclut l’accessibilité des archives judiciaires15 :

23. Toute personne a droit, en pleine égalité, à une audition publique et impartiale de sa cause par un tribunal indépendant et qui ne soit pas préjugé, qu'il s'agisse de la détermination de ses droits et obligations ou du bien-fondé de toute accusation portée contre elle. Le tribunal peut toutefois ordonner le huis clos dans l'intérêt de la morale ou de l'ordre public.

[79] Ainsi, le principe de nécessité de la collecte prévu à l’article 5 de la Loi sur le privé ne s’applique pas à ces renseignements.

[87] L’entreprise recueille également, pour l’évaluation des candidats à certains postes, les dossiers de la CSST, avec le consentement de la personne concernée.

[88] L’entreprise affirme qu’elle demande ces dossiers uniquement pour les employés qui doivent « forcer de manière importante », dans le but de vérifier si le candidat possède les capacités physiques requises et qu’il n’a pas de restriction l’empêchant d’occuper le poste. Elle écrit qu’elle doit obtenir ces renseignements « qui ont une relation directe avec la santé et la sécurité du travailleur ou de la travailleuse, mais aussi avec les collègues et [sa] clientèle ». Elle invite la Commission à statuer sur cette pratique.

[89] L’entreprise n’a toutefois pas précisé quels renseignements sont recueillis auprès de la CSST, malgré l’invitation de la Commission à se faire. La Commission prendra donc pour acquis, à la lumière du libellé du consentement qu’elle fait signer aux candidats et de ses observations, que l’entreprise recueille ou souhaite avoir la possibilité de recueillir l’ensemble des dossiers détenus par la CSST au sujet d’un candidat.

[91] La collecte de renseignements médicaux dans le cadre du processus d’embauche doit être en lien avec une exigence spécifique requise par le poste convoité17 . Les renseignements demandés doivent satisfaire aux exigences de rationalité et de proportionnalité (lien rationnel entre les renseignements recueillis et l’exigence de l’emploi, atteinte aux droits fondamentaux minimisée, renseignements nettement plus utiles à l’employeur que nuisibles au candidat).

[92] En l’espèce, l’objectif poursuivi par l’entreprise en recueillant ces renseignements est de s’assurer que le candidat possède les capacités physiques requises pour ces postes. L’entreprise n’a toutefois pas donné de précisions sur les exigences physiques requises pour accomplir les tâches liées à ces postes; elle a simplement indiqué que les employés devaient « forcer de manière importante ».

[93] Dans ce contexte, la Commission ne peut conclure qu’il existe un lien rationnel entre ces emplois et la collecte de tous les dossiers détenus par la CSST.

[94] D’abord, un travailleur peut faire une réclamation à la CSST pour un vaste éventail de situations qui n’ont aucun lien avec ses capacités « à forcer de manière importante ».

[95] De plus, le dossier relatif à une réclamation faite à la CSST contient une multitude de renseignements administratifs et médicaux au sujet du travailleur et de son employeur qui n’ont aucun lien avec sa condition physique actuelle (montants versés, informations bancaires, lésions consolidées, pour ne mentionner que ces exemples). Les renseignements médicaux, sociaux et certains renseignements financiers susceptibles de se trouver dans ces dossiers constituent des renseignements sensibles et leur divulgation est susceptible de
porter atteinte au droit à la vie privée du candidat, voire de le discriminer.

[103] Les critères de validité du consentement prévus à l’article 14 de la Loi sur le privé ont pour objectif de permettre à la personne concernée de porter un jugement éclairé sur la portée de son consentement. Elle doit pouvoir comprendre quels renseignements seront recueillis ou communiqués auprès de tiers, qui sont ces tiers et à quelles fins spécifiques ces renseignements seront colligés, utilisés ou communiqués. Le libellé de la clause de consentement doit être suffisamment précis pour bien en circonscrire la portée.

[104] Ainsi, des libellés généraux tel que « tout renseignement me concernant », « toute entreprise ou organisme qui détient des renseignements à mon sujet » ou encore « tout renseignement jugé nécessaire » sont à éviter puisqu’ils ne permettent généralement pas de circonscrire de manière suffisante la portée du consentement. La personne concernée ne peut donc donner un consentement « éclairé » et visant « des fins spécifiques ».

[105] En l’espèce, compte tenu des conclusions de la Commission quant à la collecte du dossier de crédit d’un candidat, la partie qui y réfère doit être retirée du formulaire de consentement.

[112] En l’espèce, l’enquête révèle que l’entreprise a refusé d’embaucher la plaignante à la suite de son refus de signer le formulaire de consentement visant l’obtention et la communication de ses renseignements personnels. Lors de l’enquête, puis dans ses observations transmises à la Commission le 20 août 2013, l’entreprise indique qu’elle ne peut considérer la candidature d’une personne à un des postes indiqués si elle refuse de signer le consentement lui permettant d’obtenir des informations relatives à son dossier de crédit, ses antécédents judiciaires et pour certains emplois, les dossiers détenus par la CSST à son sujet.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[124] DÉCLARE la plainte fondée;

[125] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir le dossier de crédit d’un candidat à un poste de secrétaire-réceptionniste dans le cadre de son processus d’embauche;

[126] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’évaluation d’un candidat dans le cadre de son processus d’embauche, notamment les renseignements suivants : - Numéro d’assurance sociale; - Date de naissance; - L‘ensemble des dossiers détenus par la CSST au sujet d’un candidat.

[127] RECOMMANDE à l’entreprise de cesser de recueillir le dossier de crédit de tout candidat à un emploi à moins que cette collecte soit nécessaire à l’évaluation d’une exigence essentielle de cet emploi;

[128] RECOMMANDE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements concernant les candidats contenus aux plumitifs à moins qu’ils ne soient en lien avec une exigence essentielle de l’emploi;

[129] ORDONNE à l’entreprise de cesser de refuser d’embaucher un candidat au motif qu’il refuse de l’autoriser à recueillir des renseignements non nécessaires à l’évaluation de sa candidature, notamment le dossier de crédit, les dossiers détenus par la CSST, sa date de naissance et son NAS;

[130] ORDONNE à l’entreprise de modifier la clause de consentement de manière à permettre au candidat à un emploi de formuler un consentement éclairé et donné à des fins spécifiques;

[131] RECOMMANDE à l’entreprise d’adopter une politique claire relative à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels dans le cadre de son processus d’embauche conforme aux dispositions de la Loi sur le privé et d’en informer ses employés pour qui il est pertinent de connaître cette information."