Extraits pertinents :

[2] La plaignante reproche à l’entreprise d’avoir exigé, en plus des renseignements demandés sur le formulaire de location, une copie de pièces d’identité et une copie de son bail de logement.

[5] Lors de la location, l’entreprise lui a demandé de fournir une copie de son bail résidentiel, de sa carte d’assurance maladie ainsi que de son permis de conduire. De plus, par le biais d’un formulaire, l’entreprise collige les renseignements suivants :
- Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, la date de naissance et le sexe.
- Numéro de carte de réserve indienne;
- Numéro d’assurance sociale*;
- Numéro de permis de conduire*;
- Nombre d’années à la même adresse résidentielle;
- Montant du loyer;
- Statut de propriétaire ou locataire du client;
- Identité de la personne responsable auprès des services publics;
- Identité de la personne ressource auprès de la compagnie offrant le service téléphonique;
- Adresse courriel;
- Nom et numéro de téléphone du propriétaire actuel;
- Source de revenus;
- Description de l’emploi, nom, adresse et numéro de téléphone de l’employeur et du superviseur, nombre d’années de travail pour le même employeur, fréquence des paies, salaire net, revenus secondaires et source de revenus secondaires;Marque, couleur et numéro de plaque d’immatriculation du véhicule*;
- Nom et information du conjoint;
- Nom et information du codemandeur;
- Références (nom, numéro de téléphone, lien de parenté et le nombre
d’années de connaissance);
- Photocopie du bail résidentiel;
- Photocopie de la carte d’assurance maladie et du permis de conduire*

[7] L’entreprise explique que la valeur des biens loués peut atteindre 3000 $ et que ceux-ci peuvent se déprécier rapidement. Elle offre la possibilité de louer la marchandise sur une base hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. La location à plus long terme permet au client de devenir propriétaire à la fin du bail.

Analyse 

[20] Constitue un renseignement personnel toute information qui concerne une personne physique et permet de l’identifier :

2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.

[21] En vertu de l’article 5 de la Loi sur le privé, une entreprise ne peut recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet d’un dossier, soit en l’espèce la location de produits. Cet article édicte que :

5. La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier.

Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites.

[22] Les renseignements recueillis par le biais du formulaire de l’entreprise constituent des renseignements personnels visés par la Loi sur le privé.

[23] L’entreprise doit donc démontrer que les renseignements qu’elle recueille sont nécessaires à l’objet du dossier constitué au sujet de ses clients, soit l’évaluation d’une demande de location de biens.

[31] L’entreprise recueille plusieurs renseignements concernant le conjoint tels que sa source de revenus, le titre du poste occupé, les coordonnées de son employeur, le nombre d’années à l’emploi, la fréquence de ses paies, le nom de son superviseur ainsi que sa date de naissance.

[32] L’entreprise justifie la nécessité de recueillir cette information si le conjoint ou toute autre personne qui réside à la même adresse que le locataire est cosignataire de l’entente ou indiqué comme une personne ressource sur le compte.

[33] Si la personne est cosignataire de l’entente de location, l’entreprise peut recueillir les mêmes renseignements pour chaque personne faisant partie du contrat. Cependant, si ce n’est pas le cas, la Commission ne voit pas en quoi toutes ces informations sont des renseignements nécessaires à la conclusion du contrat de location qui ne la concernent pas.

[35] Ainsi, l’entreprise devra cesser de recueillir les renseignements personnels concernant le conjoint qui n’est pas partie au contrat de location d’un bien.

[36] Quant aux renseignements relatifs à l’identité de la personne responsable auprès des services publics et de l’identité de la personne ressource auprès de la compagnie offrant le service téléphonique, l’entreprise justifie la nécessité de recueillir cette information afin de confirmer l’adresse du client ou pour confirmer son numéro de téléphone.

[37] Les motifs invoqués ne permettent pas de conclure que ces renseignements sont nécessaires à la conclusion d’un contrat de location puisque ces informations sont déjà vérifiées avec les renseignements d’identité.

[38] Par conséquent, l’entreprise devra cesser de recueillir ces renseignements.

[39] Finalement, l’entreprise justifie la nécessité de recueillir une photocopie du bail afin de vérifier si le client demeure à l’adresse où le bien sera livré. Elle suggère de noircir toute autre information qui n’est pas reliée à l’adresse.

[40] La photocopie du bail n’est pas nécessaire pour atteindre l’objectif qui est de s’assurer de la véracité de l’adresse résidentielle fournie par le client. En effet, tout comme pour les pièces d’identité avec photo, il suffit de présenter le bail afin d’effectuer cette vérification, mais il n’est pas nécessaire d’en obtenir une copie.5

[41] L’entreprise doit donc cesser toute collecte de renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier d’un client, tels que décrits dans la présente décision.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

DÉCLARE la plainte fondée en partie.

PREND ACTE du fait que l’entreprise a modifié ses pratiques en n’exigeant plus de ses clients qu’ils fournissent leur numéro d’assurance sociale, leur numéro de permis de conduire, la marque, le modèle, la couleur et le numéro de licence de leur voiture.

PREND ACTE du fait que l’entreprise ne recueille plus la photocopie de la pièce d’identité (carte d’assurance maladie ou permis de conduire) présentée pour identification.

PREND ACTE du fait que tous les renseignements concernant la plaignante ont été détruits, le dossier physique a été déchiqueté en présence de lademanderesse et les renseignements contenus dans le dossier électronique ont été supprimés.

ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à la location d’un bien meuble, notamment les renseignements suivants :

- les renseignements personnels concernant le conjoint qui n’est pas partie au contrat de location d’un bien;

- les renseignements relatifs à l’identité de la personne responsable auprès des services publics et de l’identité de la personne ressource auprès de la compagnie offrant le service téléphonique;

- la photocopie du bail résidentiel d’un client.