Extraits pertinents :

[2] Les plaignants reprochent à l’entreprise d’avoir recueilli des renseignements personnels qui n’étaient pas nécessaires à l’objet du dossier, soit une demande de location de logement.

[4] En 2010, intéressés par un appartement de l’entreprise situé à TroisRivières, les plaignants rencontrent Mme … , agente de location pour l’entreprise. Mme … leur demande de compléter un formulaire de demande de location qui requiert notamment les informations suivantes :

Nom, prénom, adresse et numéro de téléphone des aspirantslocataires;
- Numéro d’assurance sociale (NAS);
- Numéro d’assurance-maladie (NAM);
- Numéro de permis de conduire;
- Nom et adresse de l’institution financière et numéro de compte;
- Nom et numéro de téléphone des deux derniers propriétaires;
- Pour l’un des plaignants, le numéro et l’adresse du bureau d’Emploi Québec de sa région, le plaignant étant prestataire de la sécurité du revenu.

[5] L’un des plaignants prétend que l’entreprise a demandé qu’il se soumette à une enquête de crédit, ce qu’il a refusé. Il a également refusé de fournir tous les renseignements personnels exigés. À son avis, l’entreprise n’a pas accepté de lui louer le logement compte tenu de son refus de fournir ces informations.

[7] L’entreprise soutient que les renseignements demandés étaient nécessaires pour faire une évaluation sérieuse de la candidature des plaignants et qu’elle n’entend pas modifier ses pratiques.

Analyse 

[14] La Loi sur le privé prévoit les règles relatives à la protection des renseignements personnels qu’une entreprise doit respecter dans le cadre de l’exercice de ses activités.

[20] Les renseignements recueillis par le biais du formulaire de demande de logement que doit compléter l’aspirant-locataire sont :
- Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone de l’aspirant-locataire;
- Date de naissance;
- Numéro d’assurance sociale;
- État civil;
- Nom, adresse, numéro de téléphone du propriétaire actuel ainsi que la durée de séjour, le coût du loyer;
- Adresse antérieure, dates, montant du loyer, nom et numéro de téléphone du propriétaire;
- Marque et modèle de la voiture s’il est propriétaire, numéro d’immatriculation et numéro de permis de conduire;
- Nom de l’employeur, son adresse et numéro de téléphone;

- Fonction, salaire annuel ou horaire et nombre d’années à cet emploi;
- Nom, adresse et numéro de téléphone de l’institution financière;
- Numéro de compte et emprunt;
- Renseignements au sujet de codemandeurs ou endosseurs : lien avec l’aspirant-locataire, nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale, état civil, nombre d’années à cette adresse, montant du loyer, nom du propriétaire et coordonnées,
fonction, salaire, nom et coordonnées de l’employeur, nom, adresse et numéro de téléphone de l’institution financière, numéro de compte et emprunt;
- Noms, adresses et numéros de téléphone de deux références « obligatoires »;
- Modèle, année de la voiture et numéro de plaque d’immatriculation;
- Signature, comprenant un consentement à ce qu’une enquête de crédit soit faite et un engagement à signer un bail une fois l’enquête de crédit complétée.

[22] En vertu de l’article 5 de cette loi, l’entreprise doit démontrer que les renseignements qu’elle a recueillis sont nécessaires à l’objet du dossier constitué au sujet des plaignants, soit l’évaluation d’une demande de location de logement :

5. La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier.

Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites. 

[23] En matière de location de logement, la Commission a déjà conclu qu’à l’étape de l’évaluation d’une demande de location, le locateur ne peut exiger que les informations suivantes au sujet d’un aspirant-locataire:

• Des renseignements d’identité et de contact (pour vérifier son identité et le rejoindre);
• Des renseignements concernant son comportement eu égard au respect des biens qui lui seront confiés et des autres locataires;
• Des renseignements concernant sa capacité financière ou ses habitudes de paiement (capacité de payer son loyer pour la durée du bail).

[27] Ainsi, bien qu’il soit légitime pour un locateur de logement de vouloir s’assurer qu’un locataire pourra rencontrer ses obligations financières découlant du bail et respecter les règlements de l’immeuble par son comportement, seuls les renseignements nécessaires peuvent être recueillis. Ce principe vise à établir un équilibre entre le droit des individus au respect de leur vie privée et les besoins d’une entreprise en matière de collecte de renseignements personnels dans le cadre de la location d’un logement. 

[28] En l’espèce, l’entreprise n’a pas démontré la nécessité de recueillir l’ensemble des renseignements personnels qu’elle collige par le biais des deux formulaires : « Demande d’expérience de crédit » et « Offre de location ».

[30] Or, la Commission a déjà conclu que le numéro d’assurance sociale n’est pas nécessaire pour effectuer, avec le consentement de l’aspirant-locataire, une enquête de crédit. Ses nom, adresse et date de naissance suffisent. Dans l’hypothèse où ces renseignements ne permettraient pas à l’agent de renseignements personnels d’identifier le bon dossier de crédit (doublons), le locateur pourrait demander à l’aspirant-locataire d’aller lui-même chercher ce rapport afin de le lui fournir.

[31] Il en est de même des renseignements relatifs à l’emploi et au salaire, aux comptes et emprunts dans une institution financière, du numéro de permis de conduire et des renseignements au sujet de la voiture. Ces renseignements ne sont pas nécessaires à l’évaluation de la candidature d’un aspirant-locataire. Si la location du logement implique également l’émission d’un permis de stationnement, les renseignements requis pour son émission, soit le numéro de la plaque d’immatriculation ou des détails au sujet de la voiture, pourront être
demandés lors de la signature du bail.

[34] En ce qui concerne les renseignements au sujet d’un endosseur, seuls les renseignements d’identité (nom, adresse et numéro de téléphone) et les renseignements permettant d’établir sa capacité de payer le loyer en cas de défaut du locataire peuvent être recueillis puisque seuls ces renseignements sont nécessaires à l’objet du dossier. La Commission rappelle que ces renseignements sont limités, tel que décrit au paragraphe 23 de la présente décision.

[37] Une entreprise de location doit colliger les renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier au sujet d’un aspirant-locataire auprès de ce dernier, à moins d’obtenir un consentement de sa part lui permettant de les recueillir auprès de tiers10
.
[38] Ce consentement doit être conforme aux prescriptions de l’article 14 de la Loi sur le privé :

14. Le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation d’un renseignement personnel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

Un consentement qui n’est pas donné conformément au premier alinéa est sans effet.

[40] Le formulaire « Demande d’expérience de crédit » contient une autorisation libellée en ces termes :
« Je conviens et accepte / nous acceptons qu’une enquête sur ma / notre solvabilité puisse être effectuée en tout temps relativement à la demande de location d’un logement aux personnes désignées ci-haut ».

[41] Pour sa part, le formulaire « Offre de location » contient la clause suivante : « Je conviens et accepte qu’une enquête de crédit soit faite pour le logement convoité ».

[42] Ces deux clauses de consentement ne rencontrent pas les exigences de l’article 14 de la Loi sur le privé.

[43] D’abord, la Commission s’interroge sur l’utilisation de l’expression « en tout temps », puisque le consentement n’est donné que pour l’évaluation de la demande de location. Une entreprise ne peut, même avec le consentement d’une personne, recueillir des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier. La Commission a déjà précisé qu’une entreprise ne peut consulter de façon continue et à l’insu de ses locataires leur dossier de crédit11.

[44] De plus, un consentement à la vérification du dossier de crédit d’une personne doit énoncer expressément auprès de qui cette consultation sera faite (ex. : agent de renseignement personnel, agence de recouvrement, etc.). Également, si l’entreprise entend communiquer avec d'anciens propriétaires, le consentement doit le préciser.

[45] Enfin, ce consentement ne précise pas que des renseignements personnels au sujet de l’aspirant-locataire seront communiqués à des tiers, à des fins de vérification ou de collecte de renseignements (par exemple, nom, adresse, date de naissance pour une enquête de crédit).

[46] Bref, les autorisations contenues aux formulaires transmis par l’entreprise ne respectent pas les dispositions de la Loi sur le privé, en ce qu’elles ne permettent pas un consentement éclairé ni spécifique.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[54] DÉCLARE la plainte fondée;

[55] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements qui ne sont pas nécessaires à l’évaluation d’une demande de location de logement, notamment les renseignements suivants :
- Numéro d’assurance sociale;
- État civil;
- Marque et modèle de la voiture s’il est propriétaire, numéro d’immatriculation et numéro de permis de conduire;
- Nom de l’employeur, son adresse et numéro de téléphone;
- Fonction, salaire annuel ou horaire et nombre d’années à cet emploi;
- Nom, adresse et numéro de téléphone de l’institution financière;
- Numéro de compte et emprunt;
- Renseignements au sujet de codemandeurs ou d’endosseurs : lien avec l’aspirant-locataire, numéro d’assurance sociale, état civil, nombre d’années à cette adresse, montant du loyer, nom du propriétaire et coordonnées, fonction, salaire, nom et coordonnées de l’employeur, nom, adresse et numéro de téléphone de l’institution financière, numéro de compte et emprunt;
- Modèle, année de la voiture et numéro de plaque d’immatriculation.

[56] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir auprès de tiers des renseignements personnels au sujet d’aspirants-locataires, de codemandeurs ou d’endosseurs sans leur consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques;

[57] ORDONNE à l’entreprise de détruire tous les renseignements personnels qu’elle pourrait toujours détenir au sujet des plaignants;

[58] RECOMMANDE à l’entreprise d’adopter une politique claire concernant la collecte des seuls renseignements nécessaires à l’évaluation d’une demande de location de logement, soit la vérification de l’identité des aspirants-locataires, de leur comportement et de leurs habitudes de paiement et d’y préciser les conséquences d’un refus de fournir certains renseignements, le tout dans le respect des dispositions de la Loi sur le privé.