Extraits pertinents :

[2] La plaignante reproche à l’entreprise d’avoir recueilli des renseignements personnels qui n’étaient pas nécessaires à l’objet du dossier, notamment une photocopie de son bail résidentiel, de sa carte d’assurance maladie et de son permis de conduire et, par le biais d’un formulaire, divers renseignements dont sa date de naissance, le nom et les coordonnées de son propriétaire actuel, de  son ancien propriétaire et de son employeur, des renseignements concernant son colocataire, la fréquence de sa paye, etc.

[8] Le 5 mai, elle a demandé accès à son dossier détenu par l’entreprise. Cette dernière lui a remis tous les documents originaux, ne conservant que le contrat de location et l’état de compte de la plaignante.

[10] L’entreprise explique que ses activités consistent en la location de mobilier, d’équipements électriques ou électroniques ainsi que la location d’électroménagers, destinés à un usage commercial ou résidentiel. L’entreprise précise qu’elle offre un financement avantageux qui permet aux clients d’acquitter le prix de location de façon hebdomadaire, mensuelle ou autrement, et ce, sans dépôt et sans enquête de crédit. Selon l’entreprise, sa clientèle est majoritairement composée d’individus avec de mauvais dossiers de crédit et ses façons de faire permettent, malgré cela, la location de tout type d’équipement ou mobilier ménager. Ce faisant, elle affirme assumer un risque très élevé en louant des biens atteignant parfois une valeur de 10 000$ sans enquête de crédit.

[17] Le 31 mars 2010, la Commission transmet à l’entreprise un avis d’intention l’informant qu’elle envisage de lui ordonner de cesser de recueillir des copies des pièces d’identité et du bail de logement de ses clients, de même que tous les renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier, soit la location d’un bien meuble, notamment le numéro d’assurance sociale et toutes les informations concernant le colocataire du client.

Analyse 

[24] En vertu de l’article 5 de la Loi sur le privé, l’entreprise ne peut recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier, soit la location d’un bien, que ce soit par le biais de son formulaire ou la collecte de copies de documents :

5.La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier.

Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites.

[27] Dans plusieurs décisions, notamment en matière de location de logement la Commission a conclu que seuls les nom, adresse et numéro de téléphone d’une personne étaient nécessaires pour son identification. Si l’entreprise désire vérifier l’identité de cette personne, il peut demander de voir une pièce d’identité. Par contre, l’entreprise ne peut recueillir les informations contenues sur cette pièce d’identité, tels les numéros de permis de conduire ou d’assurance sociale.

[29] Par contre, l’entreprise n’a pas justifié la nécessité de la collecte du numéro d’assurance sociale (NAS). Bien que l’entreprise n’ait pas recueilli le NAS de la plaignante, il s’agit d’un renseignement demandé sur le formulaire. La Commission conclut que ce renseignement n’est pas nécessaire à la location d’un bien meuble par l’entreprise. La collecte de cet identifiant hautement confidentiel devrait être limitée aux cas autorisés par la loi.

[30] Quant aux renseignements relatifs à l’emploi d’un client, l’entreprise recueille, par le biais de ce formulaire, le nom et les coordonnées de l’employeur, le nom du superviseur, la fréquence de la paye et le nombre d’années d’ancienneté à cet emploi.

[32] Dans les circonstances particulières d’une location de biens meubles sans dépôt et sans vérification de crédit, l’entreprise est justifiée de recueillir ces renseignements et de faire certaines vérifications afin de connaître la capacité du locataire de s’acquitter de ses obligations en vertu du contrat de location et, en cas de défaut, de pouvoir le retracer pour récupérer l’équipement loué en temps opportun. La collecte de ces renseignements est donc nécessaire à l’objet du dossier au sens de l’article 5 de la Loi sur le privé.

[35] L’entreprise recueille également, par le biais du formulaire de location, les informations suivantes au sujet du colocataire du client : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, NAS, nom et coordonnées de l’employeur, nom du superviseur, fréquence de la paye et nombre d’années à cet emploi.

[37] La Commission est d’avis que l’entreprise n’a pas justifié la nécessité de recueillir des renseignements concernant le colocataire d’un client. D’abord, l’entreprise dispose déjà de plusieurs renseignements pour tenter de retracer un client qui n’acquitte pas ses obligations. Aussi, la Commission ne voit pas en quoi toutes ces informations constituent des renseignements nécessaires à la conclusion d’un contrat de location qui ne concerne pas cette personne.

[41] Tel qu’indiqué précédemment, si l’entreprise désire vérifier les renseignements d’identité fournis par un client sur le formulaire utilisé, elle peut demander de voir une pièce d’identité avec photo. Par contre, l’entreprise ne peut recueillir les informations contenues sur ce document, tels les numéros de permis de conduire ou d’assurance-maladie, que ce soit en les notant dans le dossier ou en photocopiant le document.

[42] L’entreprise soutient qu’il « est important de pouvoir documenter le fait que ces informations (nom et adresse) se trouvent bien sur une pièce d’identité officielle, confirmant l’identité du client ».

[43] La Commission ne croit pas que la collecte des numéros inscrits sur ces cartes soit nécessaire pour atteindre cet objectif. L’inscription du type de document consulté permettrait de documenter la vérification de l’identité faite par l’employé de l’entreprise lors de la location d’un bien, tout en respectant la Loi sur le privé.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[50] DÉCLARE la plainte fondée;

[51] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements qui ne sont pas nécessaires à la location d’un bien meuble, notamment les renseignements suivants :
- Numéro d’assurance sociale;
- Renseignements au sujet du colocataire du client;
- Numéro de permis de conduire et numéro d’assurance maladie,
incluant la photocopie de ces pièces d’identité;
- Photocopie du bail résidentiel d’un client.