Extraits pertinents :

[1] Le 19 avril 2011, la Commission d’accès à l’information (la Commission) est saisie d’une plainte à l’endroit de Monsieur … (l’entreprise) concernant la collecte de renseignements personnels au sujet de Madame … et de Monsieur … (les plaignants), à l’occasion d’une demande de location d’un logement.

[2] Les plaignants reprochent à M. … d’avoir recueilli, dans le cadre de l’exploitation de son entreprise, des renseignements personnels qui n’étaient pas nécessaires à l’objet du dossier, soit l’évaluation d’une demande de location de logement. Les plaignants allèguent qu’un formulaire d’offre de location, visant à recueillir plusieurs renseignements personnels les concernant, dont leur numéro d’assurance sociale, une copie d’un bulletin de paye ainsi qu’un certificat de naissance ou un passeport, leur a été remis. Ils affirment également que l’entreprise a refusé de leur louer le logement à la suite de leur refus de compléter ce formulaire et de fournir les renseignements demandés.

[8] Enfin, le formulaire requiert le consentement du candidat locataire par lequel il autorise tout agent de renseignements personnels, son employeur, son propriétaire actuel et précédent, à obtenir et à communiquer des renseignements personnels le concernant au locateur ou à son représentant, à l’Action immobilière et à Crédit Nouveau Concept afin d’évaluer l’offre de location.

[9] Les plaignants ont refusé de compléter ce formulaire. L’entreprise n’a pas accepté de leur louer un logement.

ANALYSE

[23] La Loi sur le privé établit certaines règles relatives à la protection des renseignements personnels qu’une entreprise doit respecter. Ces règles visent à établir un équilibre entre le droit d’un individu au respect de sa vie privée et les besoins d’une entreprise en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels dans le cadre de l’exercice de ses activités.

[25] La plainte soulève des questions au sujet de deux aspects relatifs à la collecte de renseignements personnels :
La nécessité des renseignements personnels colligés au sujet des aspirants locataires par le biais du formulaire d’offre de location de
logement;

Le refus de considérer la candidature des plaignants au motif qu’ils n’ont pas fourni certains renseignements personnels.

[27] En vertu de l’article 5 de cette loi, l’entreprise doit démontrer que les renseignements qu’elle recueille sont nécessaires à l’objet du dossier constitué au sujet des plaignants, soit l’évaluation d’une demande de location de logement :

5.La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier.

Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites.

[33] Cette affirmation est conforme aux décisions rendues par la Commission en cette matière, voulant que le numéro d’assurance sociale n’est pas nécessaire pour effectuer, avec le consentement de l’aspirant locataire, une enquête de crédit. Seuls les nom, adresse et date de naissance d’une personne suffisent7 . Dans l’hypothèse où ces renseignements ne permettraient pas à l’agent de renseignements personnels d’identifier le bon dossier de crédit, le locateur peut demander à l’aspirant locataire d’aller lui-même chercher ce rapport afin de le lui fournir.

[35] La Commission tient à souligner que l’utilisation d’un formulaire élaboré par l’Association des propriétaires du Québec ne dispense pas l’entreprise de respecter les obligations qui lui incombent en vertu de la Loi sur le privé, notamment en matière de collecte de renseignements personnels. Elle doit utiliser un formulaire d’offre de location de logement ne permettant de recueillir que les renseignements nécessaires à l’évaluation de la demande d’un aspirant locataire.

[38] L’article 9 de la Loi sur le privé prévoit :

9. Nul ne peut refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus de la personne qui formule la demande de lui fournir un renseignement personnel sauf dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes:

1°  la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat;

2°  la collecte est autorisée par la loi;

3°  il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite.

En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire.

[39] Ainsi, une entreprise ne peut refuser de louer un logement à une personne du seul fait qu’elle refuse de fournir des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier9
.
[40] L’enquête révèle que l’entreprise n’a pas examiné la candidature des plaignants. L’entreprise soutient qu’elle considérait ne pas avoir reçu une demande formelle de location de la part des plaignants parce qu’ils n’ont pas remis le formulaire « Offre de location ». La concierge prétend que les plaignants n’avaient aucun emploi stable à cette époque et qu’ils auraient affirmé vivre chez des amis.

[44] Sur cet aspect de la plainte, la preuve ne permet donc pas de conclure que le refus de l’entreprise de louer l’appartement aux plaignants est fondé sur leur refus de communiquer certains renseignements personnels non nécessaires à l’objet du dossier ou de consentir à leur collecte auprès de tiers.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[46] DÉCLARE la plainte fondée en partie;

[47] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements qui ne sont pas nécessaires à l’évaluation d’une demande de location de logement, notamment les renseignements suivants : - Numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro d’assurance-maladie ou tout autre identifiant; - Nom et coordonnées de l’employeur, salaire, poste occupé; - Références bancaires (nom et coordonnées de l’institution financière, numéros de compte).

[48] ORDONNE à l’entreprise d’utiliser un formulaire d’offre de location ne permettant de recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier;

[49] ORDONNE à l’entreprise de détruire, de manière à en assurer le caractère confidentiel, les renseignements personnels énumérés au paragraphe 47 qu’elle pourrait toujours détenir au sujet d’aspirants locataires, de locataires ou d’anciens locataires;

[50] RECOMMANDE à l’entreprise d’adopter une politique claire concernant la collecte des renseignements nécessaires à l’évaluation d’une demande de location de logement, soit la vérification de l’identité des aspirants locataires, de leur comportement et de leurs habitudes de paiement et d’y préciser les conséquences d’un refus de fournir certains renseignements, le tout dans le respect des dispositions de la Loi sur le privé.