Extraits pertinents :

[2] Les plaignants reprochent à l’entreprise d’avoir recueilli des renseignements personnels qui n’étaient pas nécessaires à l’objet du dossier, d’avoir exigé qu’ils signent une autorisation à la collecte et à la communication de renseignements personnels large et imprécise et d’avoir refusé de leur louer un logement devant leur refus de fournir les renseignements demandés.

[5] Le 7 août 2009, les plaignants informent l’entreprise de leur intention de louer l’appartement. L’entreprise leur demande de compléter le «formulaire de demande de logement» et de lui transmettre par télécopieur. Par le biais de ce formulaire, l’entreprise demande aux aspirants-locataires les renseignements suivants :

Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone;
- Date de naissance;
- Numéro d’assurance sociale;
- Numéro de permis de conduire;
- Nom de l’employeur et son adresse;
- Salaire annuel;
- Nom et adresse de l’institution financière;
- Numéro de compte et genre de compte (épargne ou autre);
- Nom, adresse, numéro de téléphone du propriétaire actuel ainsi que la durée de séjour, le coût du loyer incluant ou non le chauffage, éclairage, gaz, stationnement;
- Noms, adresses et numéros de téléphone de deux propriétaires antérieurs au propriétaire actuel;
- Modèle, année de la voiture et numéro de plaque d’immatriculation;
- Si l’aspirant-locataire a fait l’objet d’une faillite, a été évincé, a déjà refusé de payer un loyer ou s’il a déjà été reconnu coupable d’une infraction criminelle ou pénale.

[6] Le « formulaire de demande de logement » indique qu’un dépôt de 900 $ est requis et il comporte la clause d’autorisation suivante :

« En vertu de la loi 68 sur la protection des renseignements personnels, j‘autorise par la présente,  Gestion P. Lafleche et Appro-Bail par le biais de son institution financière, de recueillir, d’utiliser, de communiquer et de détenir des informations jugées nécessaires auprès de mon institution financière ci-haut mentionnée, ainsi que toute autre information jugée pertinente, et ce dans le but d’une location d’appartement ».

[7] Les plaignants complètent une partie du formulaire, mais refusent de communiquer certains renseignements, de donner un montant à titre de dépôt et de signer la clause d’autorisation. Ils transmettent une lettre au président de l’entreprise l’autorisant à communiquer avec leur dernier locateur et leur comptable afin de vérifier leur bon comportement en tant que locataires et leur capacité de payer le coût de la location.

[14] L’entreprise a ainsi justifié la nécessité des renseignements recueillis au sujet d’un aspirant-locataire par le biais du formulaire de demande de logement :

« - Date de naissance : pour bien identifier le demandeur;

- Numéro d’assurance sociale : au besoin, si la vérification le nécessite;
- Numéro de permis de conduire : au besoin, pour délivrer un permis de stationnement;
- Nom de l’employeur et son adresse : pour confirmer l’emploi;
- Salaire annuel : pour confirmer la capacité de payer le loyer;
- Nom et adresse de l’institution financière : pour vérifier s’il a des chèques sans provision;
- Numéro de compte et le genre de compte (épargne ou autre) : au besoin, dépôt direct;
- Nom, adresse, numéro de téléphone du propriétaire actuel ainsi que la durée de séjour, le coût du loyer incluant ou non le chauffage, éclairage, gaz, stationnement : à des fins de vérification, pour confirmer l’information;
- Noms, adresses et numéros de téléphones de deux propriétaires antérieurs au propriétaire actuel : à des fins
de vérification;
- Modèle, année de la voiture et numéro de plaque d’immatriculation : pour délivrer un permis de stationnement;
- Si l’aspirant-locataire a fait l’objet d’une faillite, a été évincé, a déjà refusé de payer un loyer ou s’il a déjà été reconnu coupable d’une infraction criminelle ou pénale : à des fins de vérification. »

Analyse 

[17] La Loi sur le privé établit certaines règles relatives à la protection des renseignements personnels qu’une entreprise doit respecter. Ces règles visent à établir un équilibre entre le droit d’un individu au respect de sa vie privée et les besoins d’une entreprise en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels dans le cadre de l’exercice de ses activités.

[19] La plainte soulève des questions au sujet de trois aspects relatifs à la
collecte de renseignements personnels :
- La nécessité des renseignements personnels colligés au sujet d’aspirants-locataires par le biais du formulaire de demande de location de logement;
- La conformité de la clause d’autorisation de ce formulaire aux dispositions de la Loi sur le privé;
- Le refus de considérer la candidature des plaignants au motif qu’ils n’ont pas fourni certains renseignements personnels.

La nécessité des renseignements personnels colligés

[20] Les renseignements recueillis par le biais du formulaire de demande de logement, énumérés au paragraphe 5 de la présente décision, constituent tous des renseignements personnels assujettis aux dispositions de la Loi sur le privé.

[21] En vertu de l’article 5 de cette loi, l’entreprise doit démontrer que les renseignements qu’elle a recueillis sont nécessaires à l’objet du dossier constitué au sujet des plaignants, soit l’évaluation d’une demande de location de logement :

5. La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier.

Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites.

[23] Pour l’identification du candidat, seuls les nom, adresse et numéro de téléphone sont nécessaires. Si le locateur désire vérifier l’identité de cette personne, il peut demander de voir une pièce d’identité. Par contre, l’entreprise ne peut recueillir les informations contenues sur cette pièce d’identité, tels les numéros de permis de conduire, d’assurance-maladie ou d’assurance sociale.

[26] En l’espèce, l’entreprise n’a pas démontré la nécessité de recueillir d’autres renseignements personnels.

[27] Par exemple, le numéro de permis de conduire ou les renseignements au sujet de la voiture ne sont pas nécessaires au stade de l’évaluation de la candidature d’un aspirant-locataire. L’entreprise soumet qu’ils sont recueillis afin de délivrer un permis de stationnement, ce qui se fait uniquement lors de la signature du bail, le cas échéant.

[28] De même, le numéro d’assurance sociale n’est pas nécessaire pour effectuer, avec le consentement de l’aspirant-locataire, une enquête de crédit. L’entreprise mentionne d’ailleurs que ce renseignement n’est recueilli « qu’au besoin ». Il ne s’agit donc pas d’un renseignement « nécessaire » au sens de l’article 5 de la Loi sur le privé. Seuls les nom, adresse et date de naissance d’une personne suffisent. Dans l’hypothèse où ces renseignements ne permettraient pas à l’agent de renseignements personnels d’identifier le bon dossier de crédit (doublons), le locateur peut demander à l’aspirant-locataire d’aller lui-même chercher ce rapport afin de le lui fournir.

La conformité de la clause d’autorisation du formulaire de demande de location

[30] Selon l’article 6 de la Loi sur le privé, les renseignements personnels doivent être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à ce qu’ils soient recueillis auprès de tiers. Une entreprise de location doit donc colliger les renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier d’un aspirant-locataire auprès de ce dernier, à moins d’obtenir un consentement de sa part lui permettant de les recueillir auprès de tiers9.

[31] Ce consentement doit être conforme aux prescriptions de l’article 14 de la Loi sur le privé :

14.Le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation d’un renseignement personnel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

Un consentement qui n’est pas donné conformément au premier alinéa est sans effet.

[33] Cette clause d’autorisation ne rencontre pas les exigences de l’article 14 de la Loi sur le privé en ce qu’elle ne permet pas un consentement éclairé ni donné à des fins spécifiques.

[34] D’abord, le caractère imprécis des expressions « des informations jugées nécessaires » et « toute autre information jugée pertinente » ne permet pas à la personne concernée de savoir quels renseignements seront colligés à son sujet.

[35] De plus, la clause indique que les renseignements seront recueillis auprès de l’institution financière de l’aspirant-locataire, alors que l’entreprise a admis recueillir des renseignements auprès d’autres tiers, notamment la CORPIQ (enquête de crédit) et d’anciens locateurs.

Le refus de considérer la candidature des plaignants

[39] L’article 9 de la Loi sur le privé prévoit :

9. Nul ne peut refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus de la personne qui formule la demande de lui fournir un renseignement personnel sauf dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes:

1°  la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat;

2°  la collecte est autorisée par la loi;

3°  il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite.

En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire

[40] Ainsi, une entreprise ne peut refuser de louer un logement à une personne du seul fait qu’elle refuse de fournir des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier.

[41] L’enquête révèle que l’entreprise a refusé d’examiner la demande des plaignants pour plusieurs motifs : ils n’ont pas fourni certains renseignements, dont leur numéro d’assurance sociale, n’ont complété qu’un seul formulaire pour deux personnes, ont rayé la clause d’autorisation et n’ont pas fourni le dépôt requis.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[48] DÉCLARE la plainte fondée;

[49] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir les renseignements qui
ne sont pas nécessaires à l’évaluation d’une demande de location de logement,
notamment les renseignements suivants :
- Numéro d’assurance sociale;

- Numéro de permis de conduire;
- Nom de l’employeur et son adresse;
- Salaire annuel;
- Nom et adresse de l’institution financière;
- Numéro de compte et genre de compte (épargne ou autre);
- Modèle, année de la voiture et numéro de plaque d’immatriculation;
- Si l’aspirant-locataire a déjà été reconnu coupable d’une infraction
criminelle ou pénale.

[50] ORDONNE à l’entreprise de cesser de recueillir auprès de tiers des renseignements personnels au sujet d’aspirants-locataires sans leur consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques;

[51] ORDONNE à l’entreprise de détruire tous les renseignements personnels qu’elle détient toujours au sujet des plaignants;

[52] RECOMMANDE à l’entreprise d’adopter une politique claire concernant la collecte des seuls renseignements nécessaires à l’évaluation d’une demande de location de logement, soit la vérification de l’identité des aspirants-locataires, de leur comportement et de leurs habitudes de paiement et d’y préciser les conséquences d’un refus de fournir certains renseignements, le tout dans le respect des dispositions de la Loi sur le privé.