Extraits pertinents :

[1] Le 25 septembre 2008, madame … (la plaignante) formule une plainte à la Commission d’accès à l’information (la Commission) à l’endroit de la Ville de Québec (l’organisme), lui reprochant d’avoir communiqué des renseignements personnels la concernant à des tiers.

[2] En effet, la plaignante allègue que M. A. , son supérieur immédiat, a communiqué à d’autres employés des renseignements personnels à caractère médical la concernant, alors qu’elle n’y avait pas consenti.

Faits 

[7] Selon la conseillère, le courriel de M. A. fait suite à un accident de travail subi par la plaignante le 25 juin 2008. Lorsque survient un accident de travail, le gestionnaire doit enquêter et analyser cet accident en vertu de la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles2 et de la Loi sur la santé et la sécurité du travail3.

[9] À la suite de l’enquête, un rapport factuel est transmis par la Commission le 22 septembre 2009 à la plaignante et à l’organisme afin d’obtenir leurs observations respectives.

Analyse 

[18] L’enquête de la Commission a fait ressortir que les renseignements de la plaignante qui ont été communiqués aux destinataires ci-dessus mentionnés sont personnels. Il s’agit de renseignements de nature médicale qui la concernent. Par exemple, M. A , auteur du courriel du 27 juin 2008, indique notamment : « E. m’a expliqué que madame a déjà eu dans un passé récent ce genre ou type de douleur avec des restrictions et des traitements en Physio. […] madame semble ne plus être en condition pour effectuer ce type d’entretien si je regarde son passé sur le portail, elle a eu à quelques occasions des arrêts de travail, avec douleurs apparentes à celle de ce moment-ci. »

[19] L’organisme doit donc démontrer, conformément au premier alinéa de l’article 62 de la Loi sur l’accès, qu’il pouvait communiquer les renseignements personnels de la plaignante, sans le consentement de celle-ci, et que cette communication était nécessaire à l’exercice des fonctions de toutes les personnes à qui le courriel était destiné et qu’elles avaient la qualité pour le recevoir.

[20] À cet égard, l’article 62 de la Loi sur l’accès prévoit :

62. Un renseignement personnel est accessible, sans le consentement de la personne concernée, à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein d'un organisme public lorsque ce renseignement est nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

En outre, cette personne doit appartenir à l'une des catégories de personnes visées au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l'article 76 ou au paragraphe 5° du premier alinéa de l'article 81.

[21] Ainsi, comme l’indique la Commission dans la décision X et Secrétariat du Conseil du Trésor4, il faut non seulement s’interroger sur la qualité d’une personne pour recevoir un renseignement sans le consentement de la personne concernée, mais également sur la nécessité que cette même personne en prenne connaissance.

[26] Cependant, la Commission considère que les explications fournies par l’organisme lui permettent de conclure qu’il n’était pas nécessaire que M. A. partage avec M. F. les renseignements personnels concernant la plaignante. Le fait que celui-ci soit un gestionnaire au sein de l’organisme et qu’il soit appelé à remplacer M. A. ne signifie pas qu’il doive avoir un accès automatique aux renseignements personnels des employés, incluant la plaignante, lorsqu’il n’exerce pas ces fonctions.

[27] La Commission considère qu’au moment de la communication des renseignements personnels de la plaignante, M. F. n’avait pas la qualité pour recevoir, dans l’exercice de ses fonctions, les renseignements qui sont décrits dans le courriel du 27 juin 2008.

[28] Dans ces circonstances, la Commission estime qu’il y a lieu d’ordonner à l’organisme de prendre des mesures concrètes afin de s’assurer que les renseignements personnels de ses employés soient traités de façon confidentielle et que seules les personnes ayant la qualité pour les recevoir et pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions puissent en obtenir une copie.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[29] DÉCLARE la plainte fondée en partie;

[30] ORDONNE à l’organisme de cesser de communiquer à des personnes non autorisées des renseignements personnels de nature médicale concernant ses employés dans un contexte de réclamation à la suite d’un accident de travail;

[31] ORDONNE à l’organisme de s’assurer que ses directives en matière d’accès à des renseignements personnels par ses gestionnaires et ses employés soient conformes aux dispositions de l’article 62 de la Loi sur l’accès;

[32] ORDONNE de plus à l’organisme de s’assurer que ces directives soient diffusées auprès de ses gestionnaires et employés.