Extraits pertinents :

[1] Après avoir été informée que des renseignements personnels ont été divulgués lors d’une séance ordinaire du Conseil municipal de la Paroisse de Sainte-Anne-des-Lacs (la Municipalité), la Commission a ouvert une enquête visant à établir la conformité à la Loi sur l’accès des pratiques de la Municipalité en matière de protection des renseignements personnels.

[3] Informée par la Commission qu’une enquête était ouverte, la Municipalité a précisé, en date du 2 mai 2013, le contexte entourant la communication des renseignements personnels, et ce, dans les termes suivants :

« 1. Lors de la période de question à la fin de la séance régulière de novembre 2012 un citoyen, […], a adressé une question à monsieur … [conseiller municipal] concernant les augmentations de rémunération consenties aux élus depuis janvier 2010.

2. [Le conseiller municipal] n’avait pas la réponse mais il s’est engagé à fournir la dite réponse à la séance de décembre 2012.

3. Lors de la séance de décembre 2012 le citoyen […] a de nouveau posé la même question et [le conseiller municipal] s’est levé est allé dans la salle et lui a répondu en distribuant un tableau […] faisant état de l’évolution de la rémunération des élus depuis janvier 2010.

4. Qui plus est, [le conseiller municipal] a aussi distribué aux personnes présentes dans la salle (près de 40 personnes) un autre tableau […] faisant état de l’évolution de la rémunération des employés municipaux depuis janvier 2010. [La Municipalité n’a] pu empêcher [le conseiller municipal] de distribuer ces tableaux d’autant plus que [la Municipalité ne savait] pas qu’il ferait un tel geste.

5. Ces deux tableaux ont par la suite circulé notamment auprès des clients des deux restaurants dans le centre du village. »

Analyse

[10] La Loi sur l’accès définit ce qu’il convient d’entendre par « renseignement personnel » dans un document et prévoit que ceux qui ont un caractère public n’y sont pas soumis.

54. Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier.

55. Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi n’est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels prévues par le présent chapitre [i.e. Chapitre III – Protection des renseignements personnels].

57. Les renseignements personnels suivants ont un caractère public : […]

1° le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d’un ministère, d’un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d’encadrement;

2° le nom, le titre, la fonction, l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l’échelle de traitement rattachée à cette classification, d’un membre du personnel d’un organisme public; [...]

[11] La Loi sur l’accès prévoit aussi que, sauf exception, les renseignements personnels détenus par un organisme public sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement des personnes concernées.

53. Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants :

1°   la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l’autorité parentale;

2°   ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l’exercice d’une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si l’organisme les a obtenus alors qu’il siégeait à huis-clos ou s’ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.

59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée. […]

[12] La Loi sur l’accès prévoit également qu’un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

63.1. Un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

[14] La Commission a pris connaissance du tableau intitulé « Analyse de la rémunération et autres allocations des cadres et des employés » transmis par la Municipalité le 2 mai 2013. Il ressort de ce tableau qu’à côté de certains postes non cadres, sont inscrits soit un prénom et la première lettre d’un nom de famille, soit des initiales et un montant correspondant à la rémunération et autres allocations.

[17] Partant, même si ce tableau a été confectionné et distribué par le conseiller municipal, la Commission considère que la Municipalité le détenait dans l’exercice de ses fonctions et que, par conséquent, il lui revenait d’assurer la confidentialité des renseignements personnels des employés qu’il contenait.

[18] Ainsi, à la lumière de l’enquête et des observations de la Municipalité et en l’absence d’observations supplémentaires transmises à la suite de son avis d’intention du 15 mai 2015, la Commission conclut que la Municipalité a contrevenu à l’article 63.1 de la Loi sur l’accès en ne prenant pas de mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[19] ORDONNE à la Municipalité d’adopter une politique concernant la gestion et la protection des renseignements personnels qu’elle détient conforme aux obligations imposées par la Loi sur l’accès;

[20] ORDONNE à la Municipalité de former l’ensemble de ses membres, qu’ils soient cadres ou non-cadres, afin qu’ils appliquent cette politique au sein de la Municipalité;

[21] ORDONNE à la Municipalité d’informer la Direction de la surveillance de la Commission des mesures prises afin de respecter la présente décision, dans un délai de 90 jours de sa réception.