Extraits pertinents :

[1] Le 6 septembre 2013, un article2 de La Presse révèle que la Commission scolaire de Montréal (l’organisme) « exige pour la première fois cette année que tous les parents des enfants scolarisés dans les écoles alternatives de son réseau remplissent une déclaration d’antécédents judiciaires. Sans quoi, leur participation à la vie scolaire est compromise ». L’article rapporte les propos du porte-parole de l’organisme qui soutient que ce dernier « n’a fait que mettre en place une exigence qui s’impose à l’ensemble des écoles alternatives en raison de la Loi sur l’instruction publique ».

[4] Le 29 octobre 2013, la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels répond pour l’organisme. En ce qui concerne la nécessité de collecter les déclarations d’antécédents judiciaires des parents d’élèves, elle soutient3 que : [...]

« en vertu des articles 261.0.1 et 261.0.2 de la Loi sur l’instruction publique4 , toutes les commissions scolaires doivent s’assurer que toute personne qui intervient auprès des élèves n’a pas d’antécédent judiciaire incompatible avec l’exercice de ses fonctions; ceci inclut : tout le personnel, toutes les personnes appelées à œuvrer auprès d’élèves mineurs, toutes les personnes qui sont régulièrement en contact avec les élèves mineurs. Ces mesures ont avant tout pour but de protéger davantage l’intégrité et la sécurité des élèves mineurs. Il est à noter que tout bénévole qui est régulièrement en contact avec les élèves mineurs (parents ou pas) doit remplir le formulaire de déclaration relative aux antécédents judiciaires. Il est demandé aux parents des écoles alternatives de remplir le formulaire, compte tenu de la participation active des parents à ce type d’école ».

[5] Elle précise aussi le type d’informations recueillies dans le formulaire transmis aux parents d’élèves (c.-à-d. déclarations de culpabilité, accusations encore pendantes et ordonnances judiciaires) et les mesures de sécurité mises en place pour protéger les renseignements transmis (c.-à-d. classeurs fermés sous clé, accès par les seules personnes autorisées au Service des ressources humaines, signature d’un engagement à la confidentialité). "

[7] Elle allègue enfin en ce qui a trait à la conservation et à la destruction des renseignements personnels que :

« étant donné que la LIP a été modifiée en septembre 2006 et que [l’organisme] a reçu les premiers formulaires en 2008, la durée de conservation n’a pas encore été déterminée. Actuellement, tous les formulaires sont conservés sous clé et aucun n’a été détruit à ce jour. Par ailleurs, il convient de mentionner que pour la destruction de documents confidentiels, [l’organisme] fait affaire avec une firme spécialisée à cet égard ».

[14] En ce qui concerne le calendrier de conservation, elle soutient que l’organisme entend appliquer « la règle de conservation en matière d’antécédents judiciaires élaborées par la Fédération des commissions scolaires du Québec et Bibliothèque et Archives nationales, soit une destruction dans les sept (7) ans de la fin du bénévolat ». Elle soutient aussi que « les démarches nécessaires seront effectuées pour intégrer cette règle à notre calendrier de conservation local et pour nous assurer de son application administrative ».

Analyse 

[15] La Loi sur l’accès s’applique aux organismes scolaires, dont les commissions scolaires, qui sont des organismes publics7. La Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme public ne peut recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion8.

64. Nul ne peut, au nom d’un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. […]

[16] Le critère de nécessité s’interprète à la lumière de la finalité poursuivie par l’organisme qui recueille des renseignements personnels.

[17] Dans l’affaire Laval9 , la Cour du Québec propose d’interpréter l’exigence de nécessité de la manière suivante :

[44] […] Un renseignement sera donc nécessaire non pas lorsqu’il pourra être jugé absolument indispensable, ou au contraire simplement utile. Il sera nécessaire lorsque chaque fin spécifique poursuivie par l’organisme, pour la réalisation d’un objectif lié à ses attributions, sera légitime, importante, urgente et réelle, et lorsque l’atteinte au droit à la vie privée que pourra constituer la cueillette, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement sera proportionnelle à cette fin. Cette proportionnalité jouera en faveur de l’organisme lorsqu’il sera établi que l’utilisation est rationnellement liée à l’objectif, que l’atteinte est minimisée et que la divulgation du renseignement requis est nettement plus utile à l’organisme que préjudiciable à la personne. Autrement, le droit à la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels devra prévaloir.

[18] En 2010, la Cour du Québec10 a appliqué à nouveau ce test lors de l’interprétation du critère de nécessité en précisant que :

[153] Ce test a l’avantage de tenir compte de la nature du renseignement et du besoin réel de l’organisme dans l’exercice de ses attributions en comparant le degré d'exigence que commande le besoin à l’expectative du préjudice pouvant être causé par l’atteinte aux droits de la personne.

[154] Ce test a pour effet pratique de soupeser les besoins de l’un dans l’optique de la finalité de ses fonctions et le préjudice pouvant être causé à l’autre.

[19] Ce test a été repris à plusieurs occasions par la Commission.

[21] En l’espèce, la Commission constate que le formulaire de déclaration relative aux antécédents judiciaires doit uniquement être rempli par les parents d’élèves qui participent à la vie scolaire dans les écoles étant sous la responsabilité de l’organisme. L’organisme ne procède donc pas à une collecte systématique des antécédents judiciaires auprès de tous les parents d’élèves.

[23] La Commission constate aussi que, même si le formulaire doit être rempli chaque année par les parents d’élèves participant à la vie scolaire, l’organisme ne vérifie qu’une seule fois les antécédents judiciaires auprès du SPVM.

[24] En effet, l’organisme et le SPVM ont signé une entente afin que ce dernier procède à la vérification de la déclaration d’antécédents judiciaires transmis par les parents d’élèves participant à la vie scolaire des écoles de son réseau. En vertu de cette entente, l’organisme peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer les renseignements personnels qu’elle recueille auprès des parents d’élèves souhaitant participer à la vie scolaire au SPVM, et ce, conformément à l’article 67 de la Loi sur l’accès.

[25] La Commission constate enfin qu’il existe un guide présentant, entre autres, l’aspect légal, le processus de gestion et l’analyse des résultats des vérifications des antécédents judiciaires et que ce guide est destiné à l’ensemble des commissions scolaires.

CONCLUSION

[27] Considérant l’ensemble du dossier et les mesures que l’organisme entend mettre en place quant au calendrier de conservation, la Commission ferme le présent dossier.

[28] Elle invite toutefois l’organisme à informer la Direction de la surveillance de la Commission quand les règles énoncées au paragraphe 26 auront été intégrées au calendrier de conservation local, et ce, dans un délai de 30 jours de cette intégration